POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH W PRACOWNIARODO

1. DEFINICJE

Administrator – PRACOWNIARODO RENATA GÓRALCZYK-ZIELONKA z siedzibą w : 62-200 Gniezno, ul. Stolarska 1, pracowniarodo@pracownia.rodo.pl; biuro@pracowniarodo.pl;

Dane osobowe – wszelkie informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość,w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.

Polityka – niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych.

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Podmiot danych – osoba fizyczna, której dotyczą dane osobowe przetwarzane przez Administratora.

2. PRZETWARZANIE DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

  1. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą PracowniaRODO jako Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami, w tym w szczególności z RODO.
  2. PracowniaRODO:
  3. zapewnia przejrzystość przetwarzania danych;
  4. zawsze informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w szczególności o celu i

podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych, chyba że na podstawie odrębnych przepisów nie jest do tego zobowiązana;

  1. dba o to, by dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane jedynie przez okres, w jakim jest to niezbędne.
  2. przetwarzając dane Pracownia RODO zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu osobom, których dane dotyczą.
  3. Gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa doszło do naruszenia ochrony danych

osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty) i takie naruszenie mogłoby powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności Podmiotów danych, PracowniaRODO poinformuje o takim zdarzeniu.

  1. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH
  2. W celu zapewnienia integralności i poufności danych PracowniaRODO wdrożyła procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania.
  3. PracowniaRODO stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na Danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.
  4. PracowniaRODO podejmuje niezbędne działania, by także podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie

Administratora.

  1. PracowniaRODO prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.

4. CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

KORESPONDENCJA

  1. Dane osobowe zawarte w korespondencji będą przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do PracowniRODO w związku z jej działalnością gospodarczą.
  2. PracowniaRODO przetwarza jedynie Dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana

jedynie osobom upoważnionym.

KONTAKT TELEFONICZNY

  1. W przypadku kontaktowania się z PracowniąRODO drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, może żądać podania Danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej

sprawy związanej z prowadzoną przez PracownięRODO działalnością gospodarczą.

REKRUTACJA

  1. W ramach procesów rekrutacyjnych PracowniaRODO oczekuje przekazywania Danych osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z tym nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać dodatkowe dane, wykraczające poza zakres wskazany przepisami prawa pracy, ich przetwarzanie będzie oparte na zgodzie kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażonej poprzez jednoznaczną czynność potwierdzającą, jaką jest przesłanie przez kandydata dokumentów aplikacyjnych. W przypadku, gdy przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.
  2. Dane osobowe są przetwarzane:
  3. a) w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa o pracę przetwarzanie odbywa się w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest  obowiązek prawny ciążący na PracowniRODO (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa pracy);
  4. b) w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna przetwarzanie odbywa się w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego – podstawą prawną  przetwarzania danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  5. c) w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa ani przez PracownięRODO, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. A RODO);
  6. d) w celu weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydata do pracy oraz ustalenia warunków współpracy – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest wówczas weryfikacja kandydatów do pracy oraz określenie warunków ewentualnej współpracy;
  7. e) w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  8. W zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w oparciu o wyrażoną zgodę, można ją wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W przypadku wyrażenia zgody dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane osobowe usuwane są nie później niż po upływie trzech miesięcy – o ile wcześniej zgoda nie została wycofana.
  9. Podanie danych w zakresie określonym w art. 22(1) Kodeksu pracy jest wymagane – w przypadku preferowania przez kandydata zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę – przez przepisy prawa, w tym przede wszystkim przez Kodeks pracy, zaś w przypadku preferowania zatrudnienia w oparciu o umowę cywilnoprawną – przez PracownięRODO. Konsekwencją niepodania tych danych jest brak możliwości rozpatrzenia danej kandydatury w procesie rekrutacyjnym. Podanie innych danych jest dobrowolne.

5. ZBIERANIE DANYCH W ZWIĄZKU ZE ŚWIADCZENIEM USŁUG LUB WYKONYWANIEM INNYCH UMÓW

W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, PracowniaRODO  przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych w momencie zawierania umowy lub w momencie pozyskania danych osobowych w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne w celu podjęcia działań na żądanie Podmiotu danych, przed zawarciem umowy.

6. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH CZŁONKÓW PERSONELU KONTRAHENTÓW LUB KLIENTÓW WSPÓŁPRACUJĄCYCH Z ADMINISTRATOREM

  1. W związku z zawieraniem umów w ramach prowadzonej działalności, Administrator pozyskuje od kontrahentów / klientów dane osób zaangażowanych w realizację takich umów (np. osób uprawnionych do kontaktu, wykonujących zlecenia itp.). Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla wykonania umowy i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe.

Takie dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz jego kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy. Takie dane mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym w realizację umowy.

Dane przetwarzane są przez okres niezbędny do wykonania obowiązków wynikających z przepisów.

7. ZBIERANIE DANYCH W RAMACH KONTAKTÓW BIZNESOWYCH

W związku z prowadzoną działalnością PracowniaRODO pozyskuje dane osobowe także w innych przypadkach – np. podczas spotkań biznesowych czy poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.

Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu w jakim zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

8. ODBIORCY DANYCH

W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych, dane osobowe mogą być ujawniane zewnętrznym podmiotom na mocy odrębnych przepisów prawa oraz w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych i sprzętu, podmiotom świadczącym usługi księgowe, operatorom pocztowym, kurierom, agencjom marketingowym czy rekrutacyjnym.

9. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG

PracowniaRODO nie planuje przekazywania państwa danych osobowych poza obszar EOG.

10. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – np. ze względów bezpieczeństwa – dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu  lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania.

Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

11. UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

Osobom, których dane są przetwarzane przez PracownięRODO przysługują następujące prawa:

prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie PracowniaRODO przekazuje osobie fizycznej zgłaszającej żądanie informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i planowanym terminie usunięcia danych.

prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie PracowniaRODO przekazuje kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie.

prawo do sprostowania – PracowniaRODO usuwa ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych oraz uzupełnia je, jeśli są niekompletne;

prawo do usunięcia danych – PracowniaRODO reazlizuje żądania usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do żadnego z celów, dla których zostały zebrane;

prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania PracowniaRODO zaprzestaje przetwarzania danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które wyraził zgodę Podmiot danych – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji.

prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą – PracowniaRODO wydaje dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt komputerowy. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi, jednakże pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie PracowniaODO, jak również wskazanego podmiotu;

prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych; na tej podstawie osoba, której dane  przetwarza PracowniaRODO może w każdym momencie sprzeciwić się wykorzystywaniu jej danych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;

prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – osoba, której dane dotyczą  może w każdym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – przetwarzaniu danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych albo ze względów związanych z ochroną mienia); sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie.

prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody osoba, której dane przetwarza PracowniaRODO ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;

prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO  lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, osoba, której dane dotyczą może złożyć skargę do  Urzędu Ochrony Danych Osobowych, 00-193 Warszawa, ul. Stawki 2.

ZGŁASZANIE ŻĄDAŃ ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ PRAW

Żądanie dotyczące realizacji praw Podmiotów danych można złożyć: w formie pisemnej na adres PracowniRODO.

Jeżeli Pracownia RODO nie będzie w stanie zidentyfikować osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich danych nie jest obowiązkowe, jednak brak ich będzie skutkować odmową realizacji żądania.

Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych Administrator zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego bądź adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację  autentyczności żądania.

Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu PracowniaRODO informuje wnioskodawcę o przyczynach.

W przypadku, w którym żądanie zostało skierowane do Administratora elektronicznie, odpowiedzi udziela się w tej samej formie, chyba że wnioskodawca zażądał udzielenia odpowiedzi w innej formie. W innych przypadkach PracowniaRODO odpowiedzi udziela pisemnie.

W przypadku, gdy termin realizacji żądania uniemożliwia udzielenie odpowiedzi drogą pisemną, a zakres danych wnioskodawcy przetwarzanych przez PracownięRODO umożliwia kontakt drogą elektroniczną,  odpowiedź zostanie udzielona drogą elektroniczną.

PracowniaRODO przechowuje informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, która żądanie zgłosiła, w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności oraz w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń podmiotów danych.

Rejestr żądań przechowywany jest w sposób zapewniający integralność i poufność zawartych w nim danych.

12. ZMIANY POLITYKI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.

Polityka obowiązuje od 6 kwietnia 2020 r.